1. Основные положения

1.1. Управление делами администрации городского округа Солнечногорск (далее - Управление) является структурным подразделением администрации городского округа Солнечногорск Московской области (далее – Администрация);
1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Московской области, Уставом городского округа Солнечногорск Московской области, решениями Совета депутатов городского округа Солнечногорск, Регламентом рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа Солнечногорск Московской области (далее - Регламент рассмотрения обращений граждан), Регламентом администрации городского округа Солнечногорск Московской области (далее - Регламент администрации), Инструкцией по делопроизводству в администрации городского округа Солнечногорск Московской области (далее – Инструкция по делопроизводству), постановлениями и распоряжениями Главы городского округа Солнечногорск  Московской области, постановлениями и распоряжениями администрации городского округа Солнечногорск Московской области и настоящим Положением;
1.3. Управление подчиняется непосредственно заместителю Главы администрации городского округа Солнечногорск координирующего осуществление деятельности Управления;
1.4. Задачи, функции и полномочия структурных подразделений Управления определяются положениями о них, утвержденными распоряжениями администрации городского округа Солнечногорск Московской области;
1.5. При осуществлении своей деятельности Управление взаимодействует с другими структурными подразделениями и органами Администрации, центральными органами федеральной исполнительной власти, структурными подразделениями территориальных федеральных органов государственной власти, органами государственной власти Московской области, государственными учреждениями Московской области, муниципальными образованиями Московской области, по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

2. Задачи Управления

2.1. Задачами Управления являются:
2.1.1. Подготовка и организация личного приёма граждан Главой городского округа Солнечногорск (далее – Глава);
2.1.2. Организация приема поступивших в Администрацию обращений граждан, учреждений, организаций, предприятий независимо от организационно-правовой формы и формы собственности;
2.1.3. Осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, поступивших с личного приёма Главы, и посредствам МСЭД;
2.1.4. Обеспечение своевременного и полного рассмотрения письменных обращений граждан и юридических лиц, поступающих в Администрацию;
2.1.5. Анализ, поступающих в Администрацию, письменных обращений граждан и юридических лиц, подготовка информационных и аналитических материалов;
2.1.6. Методическая работа по организации работы с письменными обращениями граждан и юридических лиц;
2.1.7. Осуществление информационно-справочной работы с населением по вопросам исполнения их письменных обращений в структурных подразделениях Администрации;
2.1.8. Организация делопроизводства в администрации городского округа Солнечногорск;
2.1.9. Организация обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов, образующихся в процессе деятельности структурных подразделений Администрации, а также предприятий, организаций, находящихся на территории городского округа Солнечногорск.
2.1.10. Организация хранения принятых архивных документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, являющихся муниципальной собственностью.
2.1.11. Обеспечение мер по созданию оптимальных условий хранения документов, обеспечение их физической сохранности.
2.1.12. Осуществление учета архивных документов, хранящихся в управлении.
2.1.13. Разработка списка организаций – источников комплектования, передающих документы в управление и ведение систематической работы по уточнению списка.

3.   Функции Управления

3.1. Управление в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
3.1.1. Регистрация граждан, обратившихся для записи на личный прием к Главе;
3.1.2. Регистрация письменных обращений и передача поступившей корреспонденции на рассмотрение Главе;
3.1.3. Изучение и анализ вопросов, содержащихся в поступивших в Администрацию обращениях;
3.1.4. Изучение вопросов, поставленных гражданами в обращениях на личном приеме Главы. Готовит информацию о количестве и характере поступивших обращений с личного приёма;
3.1.5. Осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, поступивших с личного приема Главы, направленных для рассмотрения должностным лицам Администрации;
3.1.6. Оказание информационно-методической помощи при организации личного приема граждан в структурных подразделениях Администрации;
3.1.7. Ведение делопроизводства по обращениям граждан, поступивших с личного приёма Главы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
3.1.8. Организация временного хранения текущего архива (постановлений и распоряжений Главы, постановлений и распоряжений Администрации (далее –НПА), дел по рассмотренным письменным обращениям граждан и юридических лиц в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
3.1.9. Осуществление учета, хранения и рассылки корреспонденции (исходящей, внутренней);
3.1.10. Обеспечение порядка подписания, регистрации и рассылки постановлений и распоряжений Главы, постановлений и распоряжений Администрации;
3.1.11. Осуществление контроля за полным и своевременным исполнением поручений, указанных в исполнительно-распорядительных актах Главы;
3.1.12. По истечении сроков хранения организует в установленном порядке передачу НПА в архивный отдел Управления делами Администрации;
3.1.13. Формирование и доставка в Солнечногорскую городскую прокуратуру копий НПА Главы и Администрации;
3.1.14. Обеспечение своевременного направления на опубликование НПА в Управление информационной политики Администрации;
3.1.15. Обеспечение предоставления в установленные сроки копий нормативных правовых актов городского округа Солнечногорск (решений Совета депутатов городского округа Солнечногорск, постановлений Главы и Администрации городского округа Солнечногорск) в уполномоченный орган Московской области для включения в Регистр муниципальных правовых актов Московской области;
3.1.16. Разработка методических рекомендаций по вопросам организации работы с письменными обращениями граждан и юридических лиц;
3.1.17. Подготовка архивных справок, архивных копий и информационных писем на основании архивных документов по запросам физических и юридических лиц, индивидуальных предпринимателей в рамках оказания государственной и муниципальной услуги;
3.1.18. Представление заявителям справочной информации о ходе рассмотрения письменных обращений граждан и юридических лиц, проектов постановлений и распоряжений Главы городского округа Солнечногорск и Администрации городского округа Солнечногорск;
3.1.19. Ведение делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и Регламентом рассмотрения обращений граждан в Администрации;
3.1.20. Проведение проверки качества научно-технической обработки архивных документов в организациях, расположенных на территории городского округа Солнечногорск.
3.1.21. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям администрации городского округа Солнечногорск, учреждениям, организациям, предприятиям независимо от формы собственности, в ведении делопроизводства и отбору документов для передачи в архивный отдел.
3.1.22. Проведение мероприятий в организациях, являющихся источниками комплектования архивного отдела, по вопросам соблюдения законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Администрации Московской области на территории городского округа Солнечногорск.
3.1.23. Исполнение социально-правовых запросов граждан, осуществление выдачи архивных справок, копий и выписок из находящихся на хранении документов.
3.1.24. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящимся в отделе, в том числе автоматизированным справочно-поисковые системам, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов, с целью оперативного предоставления содержащейся в документах информации.
3.1.25. Проведение, в порядке, установленном Министерством государственного управления, информационных технологий и связи Московской области мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводства;
3.1.26. Изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений. Организаций и предприятий, проведение совещаний, семинаров, консультаций и инструктажей по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;
3.1.27. Подготовка и передача документов и описи к ним, на постоянное и долговременное хранение в центральный государственный архив Московской области при наличии об этом соглашения (договора) между Министерством государственного управления, информационных технологий и связи Московской области и Администрацией;
3.1.28. Контроль исполнения обращений граждан, поступающих на почту Губернатора Московской области и направляемых в Администрацию для исполнения, а также обращений граждан и организаций, поступающих на личную почту Главы городского округа Солнечногорск.